Methodik: Woher die Daten stammen und wo ihre Grenzen liegen

Welche Quellen zählen

Ich werte die offiziellen Preis- und Funktionsseiten, Hilfeartikel und Geschäftsbedingungen der Anbieter aus. Vergleichsportale, Erfahrungsberichte und Suchmaschinen-Ausschnitte sind nie ein Beleg; ich lese sie nur, um zu sehen, welche Fragen andere Seiten zum Thema beantworten. Für die Rechtslage, etwa die Fristen der E-Rechnungspflicht, zählen der Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de und die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums; diese Belege stehen im Register unter „Rechtsquellen“ und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Fragen und Antworten des Ministeriums geben die Auffassung der Finanzverwaltung wieder; verbindlich ist der Gesetzestext. Wo beide nicht dasselbe sagen, schreibe ich das dazu, etwa bei Rechnungen am Jahreswechsel.

Jede kaufentscheidende Angabe steht als Beleg im Belegregister, derzeit 450: 428 belegt, 18 widersprüchlich, 4 nicht bestätigt. Auf jeder Seite führt ein hochgestelltes „Beleg“ zum passenden Eintrag mit Zitat, Fundstelle und Abrufdatum. Jeder Beleg hat einen Status:

• belegt: Das wörtliche Zitat aus der Quelle trägt die Aussage.
• nicht bestätigt: Die geprüften Quellen nennen den Wert nicht oder nicht eindeutig. Ich behaupte ihn nicht; zählt er für deine Auswahl, steht der Tarif unter „Klärung nötig“.
• widersprüchlich: Zwei Seiten desselben Anbieters sagen Verschiedenes, etwa die Funktionsseite und die Hilfe. Ich nenne beide und sage, wonach ich mich richte, wenn eine Quelle verbindlicher ist, etwa die Geschäftsbedingungen.

In den Tarifübersichten heißt „nicht belegt“, dass die geprüften Seiten eine Funktion für keinen Tarif nennen. Steht dahinter „vermutlich ab …“, leite ich den Tarif aus anderen Belegen her, etwa aus der Voraussetzung einer Partner-App. Bestätigt ist er damit nicht, und die Empfehlungen rechnen weiter mit „nicht belegt“.

Wie ich Funktionen prüfe

Ob ein Tarif eine Funktion enthält, ist nur die erste Frage. Zusätzlich werte ich aus, wie die Funktion arbeitet: Intervalle, Versandwege, Rechte, Voraussetzungen und Einschränkungen. Ähnlich klingende Funktionen prüfe ich getrennt. Eine automatisch erzeugte Rechnung ist noch kein automatischer Versand, und ein Lastschriftformular noch kein Einzug.

Eine Funktion gilt für einen Tarif nur dann als vorhanden, wenn der Anbieter sie diesem Tarif zuordnet, etwa in seiner Vergleichstabelle oder in einem Hilfeartikel. Beschreibt er eine Funktion, ohne zu sagen, in welchem Tarif sie steckt, bleibt der Tarif offen. Werbeformulierungen wie „vollautomatisch“ übernehme ich nicht, wenn die Hilfe einen Zwischenschritt beschreibt.

Wo eine Preisseite mehrdeutig war, habe ich im Bestellprozess des Anbieters nachgesehen, ohne etwas zu buchen. Bei sevdesk zeigte die Preisseite je nach Ansicht unterschiedliche Rabattlaufzeiten; im Bestellprozess standen am 07.10.2026 die regulären Preise, die Laufzeiten 1, 12 und 24 Monate und der Preis je weiterem Benutzer^Belege. Ein Bildschirmfoto davon steht im Direktvergleich sevdesk und Lexware Office.

Warum diese vier Anbieter

Für den Start habe ich vier Programme gewählt, die sich an Selbstständige und kleine Betriebe richten und die Rechnungsseite unterschiedlich lösen: Lexware Office und sevdesk, die in fast jedem Vergleich zum Thema vorkommen, easybill mit Schwerpunkt auf wiederkehrenden Rechnungen und Zahlungseinzug und Papierkram mit eingebauter Projektzeiterfassung. Die Kandidaten stammen aus einer Vorrecherche, die auch festgehalten hat, welche Anbieter ein Partnerprogramm haben; ausgewählt habe ich nach fachlicher Passung und Beleglage, bevor es eine Partnerschaft gab. Eine Partnerschaft besteht inzwischen mit Lexware Office. Beworben habe ich mich außerdem bei sevdesk und Papierkram sowie bei FastBill, das noch nicht im Vergleich steht; entschieden ist das nicht. Nennung, Bewertung und Reihenfolge hängen davon nicht ab. Weitere Programme nehme ich erst auf, wenn ich sie genauso vollständig belegen kann. In Tabellen mit einer Zeile je Anbieter stehen die Anbieter alphabetisch, im Direktvergleich in der Reihenfolge des Seitentitels; Ergebnisse des Tarifrechners und der Fallbeispiele stehen nach Kosten.

Welche Tarife ich vergleiche

Verglichen werden die Tarife, mit denen sich Angebote und Rechnungen für Kunden schreiben lassen. Nicht im Vergleich sind Lexware Office S, weil Ausgangsbelege laut Hilfe und Versionsvergleich erst ab M gehen^Beleg, der kostenlose Tarif von sevdesk mit höchstens drei Rechnungen im Monat^Beleg und easybill Free mit höchstens drei Kontakten^Beleg. Eine Lexware-Seite zur Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei empfiehlt S trotzdem für alle, die nur Rechnungen, Angebote und Belege verwalten wollen; die Angaben widersprechen sich, und ich folge Hilfe und Versionsvergleich^Beleg. Das kostenlose Paket von Papierkram ist enthalten.

Wie die Monatskosten gerechnet werden

Verglichen wird der reguläre Preis im gewählten Abrechnungsrhythmus, zuzüglich der Kosten für weitere Benutzer und für kostenpflichtige Module, ohne die eine gewählte Funktion nicht nutzbar ist. Startangebote stehen getrennt daneben und fließen nicht in die Rechnung ein. Alle vier Anbieter nennen Nettopreise; das steht im Kopf jeder Seite und an jeder Preistabelle.

• Weist ein Anbieter keine Jahresabrechnung aus, rechne ich auch bei der Wahl „jährlich“ mit dem Monatspreis und sage das dazu.
• Braucht eine Funktion ein Modul des Anbieters, rechne ich es ein. Ist sein Preis nicht belegt, bleiben die Monatskosten offen. Sagt der Anbieter nicht, ob das Modul je Konto oder je Benutzer berechnet wird, steht eine Spanne da: unten einmal je Konto, oben je Benutzer.
• Ebenso bei Staffelpreisen für weitere Benutzer, bei denen offen ist, ob der Hauptzugang mitzählt: Die Spanne reicht vom günstigsten zum teuersten möglichen Fall, unten zählt der Hauptzugang als erster Benutzer, oben nicht.
• Ist nur belegt, dass mindestens eine bestimmte Zahl Benutzer enthalten ist, reicht die Spanne vom Grundpreis, wenn alle enthalten sind, bis zum vollen Preis für jeden weiteren Benutzer.
• Läuft eine gewählte Funktion über einen Partner- oder Zahlungsdienst mit eigenem Vertrag, etwa den Lastschrifteinzug oder eine Zeiterfassungs-App, oder kostet sie je Zahlung, sind diese Kosten nicht eingerechnet. Der Preis steht dann als „ab“-Preis da, und am Tarif steht, was dazukommt, mit Betrag, wenn der Anbieter ihn nennt.
• Gebühren je Dokument über einem Kontingent hängen von deinem Volumen ab. Sie stehen als Hinweis am Tarif, nicht in der Monatssumme. Grenzen einer gewählten Funktion, etwa wer welche Belege sieht, stehen dort als „Grenze“. Schließt eine Grenze die Kombination zweier gewählter Funktionen aus, etwa Abschlagsrechnungen an Adressen im Ausland, steht der Tarif unter „Klärung nötig“ statt unter „Passt“.
• Der Tarifrechner sortiert nach den Monatskosten. Bei einer Spanne zählt der untere Wert, damit die offene Abrechnungsweise eines Anbieters ihn nicht nach hinten schiebt. Dieselbe Regel gilt für die Kurzantworten auf den Ratgeberseiten, die nennen, ab wie vielen Personen ein anderer Tarif vorn liegt. „Ab“-Preise sortiere ich nach dem belegten Teil; nicht erhobene Kosten eines Partner- oder Zahlungsdienstes können die Reihenfolge deshalb noch ändern, und das steht am Tarif. Bei gleichen Kosten stehen die Anbieter alphabetisch. Liegt der Preis eines anderen Tarifs innerhalb einer solchen Spanne, nennen die Tabellen den günstigsten davon ausdrücklich.
• Unbekannte Kosten rechne ich nie als null: Fehlt ein Preis, bleiben die Monatskosten offen, fehlen nur die Kosten eines Partnerdienstes, steht der Preis als „ab“-Preis da.

Beispielrechnungen auf den Ratgeberseiten sind fiktive Rechenmodelle, keine Kundenfälle.

Was ich nicht tue

• Keine Praxistests, Erfahrungsberichte oder Zeitmessungen, die nicht tatsächlich stattgefunden haben. Diese Website bewertet keine Bedienung und keine Supportqualität.
• Keine Bewertungssterne, Testsiegel oder Kundenstimmen.
• Keine Rangfolge nach Provision oder Partnerstatus. Partnerlinks (derzeit Lexware Office) sind als „Werbung“ gekennzeichnet; schließt du darüber ab, erhält softwarebegleiter.de möglicherweise eine Vergütung. Alle anderen Anbieterlinks sind gewöhnliche Links. Auswahl, Bewertung und Reihenfolge hängen davon nicht ab. Partnerlinks tragen zusätzlich rel="sponsored". Anbieter ohne Partnerschaft erhalten an derselben Stelle einen Link zu ihrer Preisseite, und jede Beschriftung sagt, wohin der Link führt. Werbebanner und Werbeskripte binde ich nicht ein.

Aktualität und Fehler

Jeder Beleg trägt sein Abrufdatum. Preise und Funktionsumfänge können sich seither geändert haben; maßgeblich sind immer die Angaben des Anbieters im Bestellprozess. Wer einen Fehler findet, erreicht mich über die Adresse im Impressum. Korrekturen trage ich mit Datum ein.